Mit EXCEL bzw. Access eine Banken-Austausch-Datei für Sammelüberweisungen und Lastschriften erstellen

Inhalt:

Problemstellung

Die Mitgliederverwaltung bei einem Verein basiert auf einer einfachen Excel-Tabelle oder einer Access-Datenbank, was jedoch den Anforderungen vollständig genügt. Der Beitragseinzug über Lastschriftverfahren ist jedoch noch etwas zu aufwendig, da entweder jährlich Lastschrift-Einzugsbelege gedruckt oder die Daten in ein eigenes Programm der Bank importiert werden müssen. Da das Bank-Programm nun wiederum spezielle Datenfelder für den Verein nicht unterstützt, ist eine doppelte Datenführung nötig, bzw. es muss ein zusätzliches Vereins-Verwaltungsprogramm mit Lastschrift-Funktion angeschafft werden, welches wiederrum zu kompliziert ist oder wichtige Datenfelder nicht enthält.

Lösung

Nachdem ich mir zunächst einen csv nach dta Konverter in C++ geschrieben hatte, dachte ich zunächst, dass das Problem gelöst ist. Da ich aber den Lastschrifteinzug nur einmal im Jahr vollziehen musste, hatte ich natürlich ein Jahr später schon wieder vergessen, wie das alles funktioniert. Eine einfachere Lösung musste her. Excel bietet den großen Vorteil, dass man auch eigene Makros programmieren kann. Im Jahr 2002 machte ich mich daran, ein VBA-Makro in Excelzu schreiben, das auf Knopfdruck die Bank-Verbindungen einer Datenbank-Tabelle (z.B. der Vereins-Mitglieder) ausliest und eine sogenannte DTAUS0-Datei erzeugt, welche per Diskette bei der Bank abgegeben oder direkt über zusätzliche Online-Banking Software (z.B. StarMoney^® oder SFirm^® der Sparkasse) per DFÜ zum Zentralrechner der Bank als Sammellastschrift übermittelt wird. Nach 2 Jahren Eigenbenutzung stellte ich das Programm als "Ex-Dtaus" ins Netz, da ja viele andere auch das selbe Problem hatten. Schon nach 3 Tagen meldete sich der erste und die Lösung wurde zum Dauerbrenner. Allerdings begann nun erst die Hauptarbeit: Die Kunden gaben immer allesmögliche ein, nur nicht das, was sie sollten. Eine Anleitung wurde generell ignoriert, so dass als einzigste Lösung die vollständige Prüfung aller Daten auf Plausibilität half. Der Programmcode verlängerte sich um 90%, obwohl ja schon alles vorher fehlerfrei lief. Irgendwann mussten nur noch Kleinigkeiten geändert werden.

Das Makro von Ex-Dtaus war so flexibel, dass mit wenig Änderungen der gelben Felder auf dem Eingabeblatt aus jeder beliebigen externen Excel-Liste mit Bankverbindungsdaten und Zahlungsbetrag-Feld die gewünschte DTAUS-Datei mit Beizettel und Sammelliste erstellt werden konnte. Über ein zusätzliches, externes Makro konnte das Programm auch von eigenen Access- oder Excel-Anwendungen aus aufgerufen werden (s. FAQ). Irgendwann habe ich das Programm auch für OpenOffice Calc angepasst.

Irgendwann ist auch die Zeitschrift c't auf das Tool aufmerksam geworden und hat es kurz vorgestellt. Das hätte ich ha nie gedacht, dass ich es in die c't schaffe.

Aber an ein Ausruhen war leider nicht zu denken: 2009 änderte sich für mich alles. In der EU sollte ein neuer Standard "SEPA" (Datenaustauschformat im europäischen Zahlungsverkehr) eingeführt werden. Nirgends gab es Software, welche Sepa Dateien erzeugt. Die Banken waren völlig überfordert und haben mich auch nur auf die Spezifikation verwiesen. Da ich aber nicht der letzte sein wollte, machte ich mich unter sehr hohem Zeiteinsatz auf den steinigen Weg.

SEPA

Also habe ich bereits 2010 damit begonnen, das eigenständige Programm Ex-Sepa zu schreiben. Von Ex-Dtaus konnte ich leider so gut wie nichts übernehmen. SEPA hat dann Ende Februar 2014 das alte Dtaus Format ablöst. Anfänglich war es sehr steinig, aber bald haben andere Softwarehersteller eine Lizenz erworben, um Ihre eigene Software auf Kompatibilität zu prüfen. Auch konnte ich in der Anfangsphase öfters Fehler bei der Importsoftware der Banken lokalisieren. Hier hatten sich die Banken nicht an die Spezifikation gehalten und quittierten meine Sepa xml Datei als ungültige Datei, obwohl sie 100% konform war. Aber auch solche Dinge könnten gelöst werden.

Für alle OpenOffice bzw. LibreOffice Anwender habe ich das Programm inzwischen auch auf Calc in StarBasic portiert. Nun kann man auch Sepa Lastschriften mit oo-Sepa spielend leicht erzeugen.

Probleme bei der Ausführung von Makros

Ab XP wurde in Excel ein Virenschutz implementiert, welcher zu Problemen bei Excel-Makros führt. Sollte das Programm nicht laufen, so ist gemäß der Infobox die Sicherheitseinstellung von hoch auf mittel zu setzen, besser noch speichert man ab Office 2003 die ex-sepa.xlsm Datei in ein Verzeichnis, das man als vertrauenswürdiger Speicherort angelegt hat.

Selbstverständlich freue ich mich immer über ein Feedback zum Programm und ich helfe Ihnen gerne bei einer Anpassung des Programmes an Ihre individuelle Lösung. Aber vielleicht ist Ihr Problem bereits in den FAQ schon behandelt.

Noch ein Hinweis zur Sicherheit: Das Programm frägt niemals nach einer PIN oder TAN, da ja nur eine Sepa-Datei auf dem eigenen Rechner erstellt und kein Buchungsvorgang ausgeführt wird. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich auch, die Windows und Office-Updates regelmäßig einzuspielen. Am sichersten ist natürlich immer ein Rechner, der nicht zum Surfen im Internet verwendet wird. Ebenso wird selbstverständlich nicht bei jedem Start die IP Adresse mit Datum bei mir abgelegt, wie bei manchen kostenlosen Schnäpchen :-) Ex-Sepa braucht zur Ausführung keine Internetverbindung! Nur für willentliche Updateanfragen wird auf meiner Homepage nachgeschaut, ob etwas neues vorliegt.

Weitere Programme

• Automatische Erzeugung der unglücklich gestalteten Meldelisten des BLSV für bayrische Sportvereine aus Excel-Dateien.
• Andere Programme folgen...

Links zum Thema Überweisung etc.

• Neues Risiko bei Online-Überweisungen
• Ex-Sepa

Die nächste Weltwirtschaftskrise steht unmittelbar bevor. Wenn 2008, spätestens 2010 die Globalisierungsblase platzt, steigt die Inflation auf zweistellige Raten, Konsum und Wirtschaft brechen ein. Zu kaufen gibt es nur noch europäische Waren, und noch mehr Menschen verlieren ihre Jobs, während die Mieten für Wohnraum auf Quadratmeterpreise von 20 oder 30 Euro steigen. Dieses Szenario des kommenden Crashs zeichnet Max Otte. Der Wirtschaftsprofessor erklärt, warum das Ringen zwischen den USA und China um die weltwirtschaftliche Dominanz direkt in die globale Krise führt und mit welchen ökonomischen Überlebensstrategien sich jeder von uns wappnen sollte. "Der Crash kommt" von Max Otte ab 9,90 Euro versandkostenfrei bei Amazon zu beziehen.

Excel® und Windows® sind eingetragene Warenzeichen der Firma Microsoft.